Ajouter mes motifs et dépassements d’honoraires
Pour que vos patients réservent un rendez-vous adapté, vous devez définir vos motifs de consultation. Chaque motif précise le type d’acte réalisé, sa durée, son tarif et, si besoin, un dépassement d’honoraires. Cette étape n’est pas qu’administrative : elle garantit à vos patients une information claire sur le temps prévu et le coût final, et elle pré-remplit votre feuille de soins quand la consultation est terminée.
1. Choisir votre secteur de conventionnement
- Secteur 1
- Secteur 1 avec DP
- Secteur 2
- Non conventionné
2. Créer un premier motif
- Depuis Mon compte, ouvrez l’onglet Prestations, puis cliquez sur Ajouter un motif.
- Dans le panneau latéral :
- Sélectionnez le canal de consultation (Téléconsultation ou Cabinet).
- Donnez un nom clair à votre motif (ex. : « Consultation vidéo adulte », « Consultation en cabinet »).
- Définissez la durée en minutes ; Hellocare accepte uniquement des multiples de 15 pour garder un agenda lisible.
- Si vous êtes conventionné, recherchez l’acte NGAP correspondant et ajoutez les majorations associées ; le tarif conventionnel se calcule automatiquement.
- Renseignez, si besoin, un dépassement d’honoraires. Si vous exercez en Secteur 1 sans DP, Hellocare vous rappellera qu’un dépassement n’est autorisé qu’à titre exceptionnel ; confirmez ou annulez selon le cas.
- Vérifiez le montant total qui s’affiche (acte + dépassement).
- Ajoutez enfin un message à destination du patient pour préciser un document à apporter ou une consigne particulière (500 caractères max).
- Laissez la visibilité activée pour que le motif soit réservable ; désactivez-la si vous le conservez à usage interne.
- Cliquez sur Sauvegarder : votre motif apparaît aussitôt dans la liste et sera proposé lors de la prise de rendez-vous.
3. Modifier ou supprimer un motif
- Pour modifier, cliquez sur l’icône ✏️, ajustez les champs puis validez.
- Pour supprimer, cliquez sur 🗑️. Aucun rendez-vous déjà planifié n’est annulé ; seuls les nouveaux créneaux ne proposeront plus ce motif.
Conseil : Utilisez le champ « Message au patient » pour demander à l’avance un résultat d’examen, une ordonnance ou une pièce d’identité : le patient arrivera ainsi en consultation parfaitement préparé.
Activer le paiement en ligne (Compte Stripe Connect)
Afin de finaliser la validation de votre profil, de recevoir automatiquement le règlement de vos téléconsultations et d’avoir accès à l’historique des paiements et virements perçus, vous devez créer votre compte Stripe Connect. Cette information est gérée via Stripe, notre solution partenaire de paiement qui assure le traitement et la traçabilité des virements.
Comment procéder ?
- Rendez-vous dans l’onglet Honoraires
Depuis cet onglet, cliquez sur Créer un compte Stripe Connect. Vous accéderez à notre prestataire de paiement Stripe. Il s’agit d’une plateforme qui garantit la protection de vos données bancaires, tout est chiffré et traité de manière totalement sécurisée.
- Créez votre compte connecté
Stripe vous demande des informations personnelles et professionnelles.
- Confirmez votre adresse mail
- Sélectionnez votre type d’entreprise
- Renseignez vos informations personnelles
- Complétez les informations sur votre entreprise
- Récapitulatif
- Confirmation
Si tout est correct, un message s’affiche : « Votre compte Stripe Connect est configuré. Vous êtes maintenant prêt à percevoir vos honoraires »
Si une information est manquante, le message suivant apparaît : « Vous y êtes presque ! Complétez votre compte Stripe Connect afin d’activer la réception de vos honoraires. » Cliquez sur Compléter mes informations pour accéder à Stripe renseigner les informations nécessaires.
Et pour votre abonnement ?
Afin de régler votre abonnement, il faut renseigner un moyen de paiement. Pour cela:
- Rendez-vous dans l’onglet Profil
- Cliquez sur Paiements > Ajouter un moyen de paiement
- Sélectionnez le moyen que vous souhaitez utiliser (Carte bancaire ou prélèvement SEPA)
- Complétez les informations nécessaires
Vous pouvez également accéder à cette rubrique depuis l’onglet Abonnement > Ajouter un moyen de paiement.
Cette opération est indépendante de l’IBAN destiné aux versements des téléconsultations ; vous pouvez donc utiliser la même référence ou un compte différent, selon votre organisation comptable.
