Étapes de validation d’un rendez‑vous téléconsultation :

Lorsqu’un patient choisit un créneau, Hellocare vous envoie immédiatement un e-mail de demande de rendez-vous récapitulant : date, heure, motif et coordonnées du patient. Par souci de confidentialité, seul vous voyez ces informations ; le créneau reste “en attente” tant que vous n’avez pas donné votre accord.

Validation d’un rendez‑vous

Connectez-vous à votre espace pro, puis ouvrez Tableau de bord ou Mes rendez-vous.

Les demandes en attente apparaissent avec le statut À confirmer.

Cliquez sur la ligne concernée, vérifiez les détails, puis sélectionnez Confirmer le rendez-vous.

Le patient reçoit aussitôt un e-mail de confirmation ; le créneau passe en statut Confirmé et s’inscrit fermement dans votre agenda.

Annuler ou déplacer un rendez‑vous :

  • Annuler
    1. Dans Mes rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez annuler.
    2. Sélectionnez Annuler le rendez-vous.
    3. Choisissez ou saisissez un motif d’annulation ; Hellocare l’intègre automatiquement dans la notification patient.
    4. Validez : le créneau est libéré, le patient est prévenu et peut reprendre rendez-vous sur une autre plage.
  • Déplacer
    La fonction de déplacement direct n’est pas encore disponible. Pour proposer une nouvelle date :
    1. Annulez le rendez-vous existant (procédure ci-dessus).
    2. Invitez le patient à réserver un nouveau créneau via son espace ou proposez-lui vous-même une nouvelle disponibilité.

Proposer un rendez-vous à un patient

Etapes depuis le Tableau de bord

  1. Depuis le Tableau de bord, cliquez sur Proposer un rendez-vous. 
  2. Renseignez le motif (type d’acte), la date et le créneau horaire. 
  3. Recherchez le patient :  
    a. Soit en le sélectionnant dans votre patientèle 
    b. Soit en effectuant une recherche par adresse e-mail (adresse exacte requise) 
  4. Selon le résultat de la recherche :  
    a. Le patient possède déjà un compte Hellocare 
    → Sélectionnez-le dans la liste des résultats et envoyez la proposition de rendez-vous. 
    b. Le patient ne possède pas encore de compte Hellocare 
    → Renseignez les informations minimales obligatoires afin de lui envoyer une invitation à créer son compte : 
    – Adresse e-mail du patient 
    – Nom 
    – Prénom 
    – Date de naissance 
    – Numéro de téléphone 

    Le patient recevra une invitation par e-mail lui permettant de créer son compte et d’honorer le rendez-vous. 
    Lors de la création de son compte, le patient pourra modifier ces informations si elles sont inexactes. 
  5. Ajoutez, si besoin, une note d’organisation, puis envoyez la proposition. 
    Le patient reçoit une notification et un e-mail, le rendez-vous est Confirmé dans votre agenda. 

En cas de blocage

  1. Aucun créneau proposé
    Vérifiez que : 
    – La durée du motif est bien un multiple de 15 minutes ; 
    – Votre compte Stripe Connect est correctement activé. 
  2.  Patient introuvable lors de la recherche 
    Vérifiez que l’adresse e-mail saisie est exactement correcte. 
    Si le patient n’a pas encore de compte, assurez-vous d’avoir renseigné toutes les informations obligatoires. 
  3.  Erreur sur l’adresse e-mail du patient 
    Si l’adresse e-mail est incorrecte, le patient ne pourra pas recevoir l’invitation. 
    Dans ce cas, vous devez soit :  
    a. Contacter le support Hellocare, 
    b. Soit annuler le rendez-vous et en recréer un avec la bonne adresse e-mail. 
  4. Message sur la carte du rendez-vous : Le patient n’a pas encore finalisé la création de son compte. 
    Cela signifie que le patient n’a pas encore finalisé la création de son compte, un email de rappel lui sera renvoyé avant le rendez-vous programmé.