Ajouter mes motifs et dépassements d’honoraires

Pour que vos patients réservent un rendez-vous adapté, vous devez définir vos motifs de consultation. Chaque motif précise le type d’acte réalisé, sa durée, son tarif et, si besoin, un dépassement d’honoraires. Cette étape n’est pas qu’administrative : elle garantit à vos patients une information claire sur le temps prévu et le coût final, et elle pré-remplit votre feuille de soins quand la consultation est terminée.

​1. Choisir votre secteur de conventionnement

  • Secteur 1
  • Secteur 1 avec DP
  • Secteur 2
  • Non conventionné ​

2. Créer un premier motif

  1. Depuis Mon compte, ouvrez l’onglet Prestations, puis cliquez sur Ajouter un motif.
  2. Dans le panneau latéral :
    • Sélectionnez le canal de consultation (Téléconsultation ou Cabinet).
    • Donnez un nom clair à votre motif (ex. : « Consultation vidéo adulte », « Consultation en cabinet »).
    • Définissez la durée en minutes ; Hellocare accepte uniquement des multiples de 15 pour garder un agenda lisible.
    • Si vous êtes conventionné, recherchez l’acte NGAP correspondant et ajoutez les majorations associées ; le tarif conventionnel se calcule automatiquement.
    • Renseignez, si besoin, un dépassement d’honoraires. Si vous exercez en Secteur 1 sans DP, Hellocare vous rappellera qu’un dépassement n’est autorisé qu’à titre exceptionnel ; confirmez ou annulez selon le cas. ​
    • Vérifiez le montant total qui s’affiche (acte + dépassement).
    • Ajoutez enfin un message à destination du patient pour préciser un document à apporter ou une consigne particulière (500 caractères max).
    • Laissez la visibilité activée pour que le motif soit réservable ; désactivez-la si vous le conservez à usage interne.
  3. Cliquez sur Sauvegarder : votre motif apparaît aussitôt dans la liste et sera proposé lors de la prise de rendez-vous. ​

3. Modifier ou supprimer un motif

  • Pour modifier, cliquez sur l’icône ✏️, ajustez les champs puis validez.
  • Pour supprimer, cliquez sur 🗑️. Aucun rendez-vous déjà planifié n’est annulé ; seuls les nouveaux créneaux ne proposeront plus ce motif. ​

Conseil : Utilisez le champ « Message au patient » pour demander à l’avance un résultat d’examen, une ordonnance ou une pièce d’identité : le patient arrivera ainsi en consultation parfaitement préparé.

Activer le paiement en ligne (IBAN & Stripe)

Afin de finaliser la validation de votre profil et recevoir automatiquement le règlement de vos téléconsultations, vous devez enregistrer un IBAN dans votre espace Hellocare. Cette information est gérée via Stripe, notre solution partenaire de paiement qui assure le traitement et la traçabilité des virements.

Comment procéder ?

  1. Ouvrez votre espace de paiement

Depuis le menu Mon compte, cliquez sur Compléter mes informations. Vous accéderez à une page unique dédiée aux informations bancaires.

  1. Saisissez votre IBAN

Copiez-collez ou tapez votre IBAN sans espaces.

Vérifiez soigneusement chaque caractère : un simple oubli ou une inversion empêchera la validation.

Validez ; Hellocare interroge Stripe en temps réel pour confirmer la conformité du format.

  1. Recevez la confirmation

Si tout est correct, un message s’affiche à l’écran et un e-mail vous est envoyé : « Vos informations bancaires ont été enregistrées avec succès. » ​

Si le format est invalide, Hellocare vous prévient immédiatement : « L’IBAN saisi est invalide. Veuillez vérifier et réessayer. » Corrigez puis validez de nouveau.

Astuce : l’IBAN n’est demandé qu’une seule fois ; il est commun à vos versements de téléconsultation et visible dans la section Paiements de votre compte. Vous pourrez le mettre à jour à tout moment depuis le même écran. ​

Et pour votre abonnement ?

Le règlement de votre abonnement Hellocare se fait dans la rubrique Abonnement de votre profil : vous choisissez alors entre carte bancaire ou IBAN. Si vous optez pour l’IBAN, un mandat SEPA vous est présenté pour signature électronique avant validation. Cette opération est indépendante de l’IBAN destiné aux versements des téléconsultations ; vous pouvez donc utiliser la même référence ou un compte différent, selon votre organisation comptable.